Satın alma; bir işletmenin ihtiyaçlarını en uygun fiyattan, teslim süresinden ve kaliteden temin etme işlemidir.
Başka bir deyişle satın almayı, işletmenin hedeflerinin detaylı olarak açıklanması ve bütçenin etkin bir şekilde kullanılması gibi kriterler kullanılarak hizmet veya ürünün alımının doğru zamanda gerçekleştirilmesi şeklinde de tanımlayabiliriz.
Satınalma Nasıl Yapılır?
Satın almanın önemli olan 3 ana kriteri bulunmaktadır. Bunlar; Kalite, Maliyet ve Termindir. Bu üç kriterden en az ikisinin bir satın alma sürecinde bulunması zorunludur. Gerçekleştirilen her satın alma işleminde, sürecin tüm aşamaları kayıt altına alınmalı ve alınan tüm bu kayıtlar bir dosyada muhafaza edilmelidir. Satın alma sürecinin başarılı bir şekilde gerçekleşebilmesi için izlenmesi gereken aşamalar ;
- İşletme veya projenin ihtiyaçlarının detaylı bir şekilde tanımlanması
- Satın almada kullanılacak stratejilere karar verilmesi
- Teknik özelliklerin belirlenerek uygun şartnamelerin hazırlanması
- İhaleye girilecek dosyalarının hazırlanması
- Satın alma duyurusunun yayınlanarak isteklilerin davet edilmesi
- Tedarikçilerden gelen yazılı tekliflerin alınması
- Tedarikçi tekliflerinin değerlendirilmesi
- Sözleşme yapılacak teklifin seçilmesi ve gelen diğer teklif sahiplerinin bilgilendirilmesi
- Sözleşmenin imzalanması ve sürecin yönetilmesi
- Genel olarak satın alma usulleri ise şu şekildedir ;
Açık İhale Usulü: Yaklaşık satın alma maliyeti 150.001 TL’den büyük olan satın almalar, açık ihale usulü ile gerçekleştirilir.
Pazarlık Usulü: Yaklaşık satın alma maliyeti 20.001–150.000 TL arasında olan satın almalar pazarlık usulü ile gerçekleştirilebilir.
Doğrudan Temin Usulü: Yaklaşık satın alma maliyeti 20.000 TL’den düşük olan her türlü alımlar, fatura karşılığında gerekli pazar araştırması yapılarak, ticari usullere uygun bir şekilde doğrudan temin edilerek gerçekleştirilebilir.
Leasing: Bir hizmet veya ürünü kiralama biçimidir.
En Uygun Tedarikçi Nasıl Seçilir?
Tedarikçi seçeneklerinizi araştırmak için en ekonomik yolu belirlemeniz gerekmektedir. Rehberden tek tek uygun tedarikçilerin uzun listesini çıkarmak için çok az sayıda işletme zaman bulabilmektedir. Ancak bu yöntemle tedarikçi bulmaya çalışan işletmelerin, yeni tedarikçi firmaları açılırken birçoğunun da kapanmış olabileceğini unutmamaları gerekir. Bu durumda en iyi yöntemlerden biri şu anda gerekli olmayan ancak gelecekte ihtiyaç duyabileceğiniz firmaların fiyat listeleri ve ürün özelliklerini dosyalayarak saklamak olacaktır. Karlı ve daha hızlı bir iş yürütülebilmesi için, ihtiyaç duyulduğundan daha fazla sayıda tedarikçi ve müşterilere sahip olunmalıdır.
Firmanıza kazandırmış olduğunuz tedarikçinin maliyet, kalite, hizmet ve teslimat konularında beklentilerinizi tam olarak değilse de büyük ölçüde karşılıyor olması gerekmektedir. Bu yüzden en uygun tedarikçiyi seçerken dikkat edilmesi gereken kriterler ;
- Fiyat aralığı
- Vade süresi
- Tedarikçiye ulaşabilme kolaylığı
- Kataloglarındaki bilginin yeterliliği ve değeri
- Teslimat süresi
- Ambalaj görünümü
- Satış sonrası hizmetleri
Tüm bunlarla uğraşmanın ne kadar zahmetli olabileceğini hayal etmişsinizdiri. Önde gelen tedarikçileri tek çatı altına toplama hedefinde olan OfisPaneli’nden teklif alarak
İyi Bir Satınalmacı Nasıl Olmalı?
Satın alma sorumlusu kendisinden istenen ürün veya hizmeti istenen kalitede, maliyette hatta mümkünse daha düşük maliyetlerde ve terminde yani teslim süresinde satın almak durumundadır. Bölüm olarak satın alma departmanı firmadaki tüm bölümlerle ve piyasadaki hemen hemen tüm sektörlerle görev tanımı gereği ilişki içerisindedir. İşletme içi veya dışında birçok farklı yöneticiyle iletişim kurma, pazarlık yapma ve gereken prosedürlerin yerine getirilmesi, uygun bulunan malzemelerin temin edilmesi ve bunun gibi çeşitli kriterler satın alma departmanlarının işletme içindeki önemini bir kat daha fazla ortaya çıkarmaktadır.
Bir ürünü alırken ne kadar kar edildiği satın alma sorumlusunun üstlendiği en önemli rollerden biri olarak görülebilir. Çünkü alınan malzemenin üretilen ürün üzerine maliyetini göz önünde bulundurursunuz ve üretimde kullanılan malzemenin işletmeye maliyeti ne kadar fazla olursa üretilen malın da satış fiyatı o kadar fazla olacaktır.
Pazarlık bir satın almacının olmazsa olmazıdır. Tabi ki bu aşamada her tedarikçiyle pazarlık yapılamayacağını da bilmekte fayda vardır. İyi bir satın almacının edinmesi gereken bazı stratejiler vardır. Bunlardan bazıları ;
- Karşılaştırmaya Önem Gösterin: İki ürünün karşılaştırmasını yaptıktan sonra satın almayı gerçekleştirin, ancak bu ürünlerin tüm özelliklerinin aynı olmasına dikkat edin.
- Harcama Analizleri: Harcama analizleri kalem kalem neye ne kadar harcadığınızı görmenizi sağlar. Aynı zamanda bu analizler gelecekte daha gerçekçi teklifler vermenizde de yardımcı olur.
- Fırsat Değerlendirmeleri: Yeni tedarikçi fırsatlarını her zaman değerlendirmelisiniz. O an var olan projenizde kullanmasanız dahi ileride gerçekleştireceğiniz farklı projelerde bu tedarikçilere ihtiyaç duyabilirsiniz.
- Ödeme Stratejisi Geliştirin: Avantajlarınızı ve dezavantajlarınızı 3. bir şahıs gözüyle değerlendirin. Böylece farkında olmadığınız artılarınızı fark edeceksiniz.
- Talep Formlarınızı Oluşturun: Satın alma stratejinizi oturttuktan sonra, anlaşılabilir bir tasarımla Teklif Talebi, Sipariş Talebi, Ödeme Talebi gibi talep formlarınızı oluşturmalısınız. Bu formlar stratejinizi daha sistematik bir biçime sokmanıza yardımcı olacaktır.
- Uygulama: Buraya kadar karar verdiğiniz ve altyapısını oturttuğunuz tüm noktaların doğru şekilde ve prosedürlere uygun olarak gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Uygulama sürecinde geri dönüşlere dikkat etmeli, yol boyunca işleyişinizi düzenlemelisiniz.
Eğer şirketinizde bir satınalma uzmanı yoksa, satınalmadan beklediğiniz her şeyi OfisPaneli ile elde edebilirsiniz (ayr. bkz. Neden Gerçekten Bir Satınalma Uzmanına İhtiyacınız Yok?). İyi bir satınalma sürecinin olmazsa olmazlarından olan; en uygun tedarikçi seçimi, fırsat değerlendirmeleri, harcama analizi ve raporlarının tümünü OfisPaneli ile kolayca yapabilir, şirket giderlerinizi düşürmenin en kolay yolu ile tanışmış olursunuz. Kargo, akaryakıt, araç takip, elektrik, damacana su, yemek kartı ve sigorta türleri için uygun tedarik anlaşmalarını OfisPaneli aracılığıyla yaparak işletme giderleriniz düşürür, aylık harcama raporları ve tasarruf raporlarınıza panelinizden ulaşabilirsiniz.
Tüm anlaşma süreçlerini yerinizden kalmadan, bilgisayar başından tamamlayarak zamandan da tasarruf edersiniz.
